المادة 26
تمسك في كل مديرية السجلات الآتية :
اولا : سجل الصكوك الوارد ويتضمن حقولا لرقم الصك ، ومبلغه وتاريخ ورقم الواردة وتاريخها ورقم وصل القبض وتاريخه . والجهة المصدرة للصك ، ويستخدم هذا السجل لأغراض المراجعة والتثبت من ان جميع الصكوك الواردة قد قطعت بها وصولات قبض .
ثانيا : سجل الصكوك الصادرة ويتضمن حقولا لرقم الصك والجهة المرسل اليها والمتابعات وتاريخه ومبلغه ورقم وصل القبض بتسلمه وتاريخ وصل القبض والمتابعات ويستخدم هذا السجل لغرض السيطرة على حركات الصكوك الصادرة ومتابعة مصرها في حالة ورود وصولات القبض المؤيدة لتسلمها .
ثالثا : سجل طوابع البريد الرسمية محاسبة ( 12 ) ويتضمن حقولا للتاريخ والمجموع والملاحظات والطوابع المدورة من اليوم السابق والطوابع المستعملة اثناء اليوم والطوابع المشتراة اثناء اليوم والرصيد الباقي في نهاية اليوم .
رابعا : سجل المصروفات اليومية من الطوابع ، وهو سجل مساعد لسجل الطوابع البريدية وينقل مجموع المصروف يوميا الى حقل المستعمل اثناء اليوم في سجل محاسبة ( 12 ) ويقوم المحاسب بتدقيق السجل اسبوعيا للتأكد من صحة عمليات التسجيل والترصد فيه .
خامسا : سجل الجلود والاستمارات الرسمية محاسبة ( 16 ) ولا يجوز ان يعهد به الى غير المحاسب ويتكون هذا السجل من صفحتين :
أ ــ صفحة الواردة وتسجل فيها اعدادالواردة وبياناتها الاخرى .
ب ــ صفحة الصادرة وتسجل فيها الاعداد الصادرة وكل عدد في سطر واحد يعزز بتوقيع الموظف الذي استعمل الجلد وعند النتهاء الصفحة يتم الترصيد فيما بين صفحتي الوارد والصادر وينقل الرصيد المدور الى صفحة الوارد التالية .
سادسا : يمسك المحاسب في كل مديرية سجل الاثاث والمفروشات الاميركية محاسبة ( 13 ) يثبت في بدايته فهرست يتضمن انواع الاثاث الموجودة لدى المديرية ويراعى في شأنه مايأتي :
أ ــ يتم التسجيل في صفحة الواردة منه تبعا للتسلسلات الفرعية والعامة لكل مادة من الاثاث .
ب ــ تخصص صفحة الصادر منه لتثبيت الاثاث الذي تقرر دائرة رعاية القاصرين بيعه او مناقلته او شطبه الى الموجودات .
ج ــ ــ تعلق في كل غرفة من غرف المديرية قائمة تتضمن الاثاث الموجود فيها .
د ــ يتم جرد الاثاث في يوم ( 31 / 12 ) من كل سنة وتنظم بعملية الجرد جداول اصولية تتطابق محتوياتها مع سجل الاثاث المركزي الممسوك لدى دائرة رعاية القاصرين .
سابعا : تحفظ النسخ الثماني من مفاتيح الغرف الدواليب بعد ترقيمه لدى المدير للرجوع اليها عند الحاج,